Gestión documental

La gestión documental es un medio para compartir, distribuir y gestionar la documentación de una empresa en formato digital, contribuyendo así a:

  • Mejorar la gestión de la información.
  • Automatizar procesos.
  • Reducir costes, tiempo y espacio.

Ventajas que ofrece la gestión documental:

  • Ahorro de recursos: En toda empresa se pierde tiempo, espacio y dinero en mantener información que probablemente, no sea utilizada y que en caso de ser necesaria será muy difícil de encontrar. Así, la necesidad de una buena gestión documental se hace clara.
  • Mejora en la gestión y rapidez: Al tener sus documentos ordenados, cada empleado destinará menos tiempo a la búsqueda de documentos, maximizando así el rendimiento de sus horas de trabajo.
  • Mejora en el uso del espacio: La gestión documental colabora en el ahorro de espacio, ya que a la hora de clasificar, todos esos documentos innecesarios que veíamos antes, serán eliminados.

    Ya no habrá documentos duplicados, copias innecesarias o doble registro de datos. Con un solo ejemplar digitalizado, se permitirá el acceso instantáneo de múltiples agentes a la información.

Un gestor documental es un software o aplicación que permite a las organizaciones manejar todos sus flujos de documentos. Dota a los documentos de las organizaciones de una estructura lógica para su almacenamiento y posterior utilización.

Todas las empresas - grandes o pequeñas, públicas o privadas- trabajan con documentos y contenidos digitales. En ellos está contenida toda la información y el conocimiento del negocio. Es por eso que la gestión de estos contenidos se convierte en una clave fundamental para la supervivencia y crecimiento de las organizaciones. En otras palabras, no importa el tamaño o sector de las empresas: Todas necesitan la Gestión Documental.

En GC PROYECTOS DIGITALES convertimos cualquier documento en accesible, inteligible y utilizable para que sirva de apoyo a la gestión y pueda utilizarse a lo largo del tiempo.