Digitalización

La digitalización de alta producción de GC PROYECTOS DIGITALES facilita el paso a una organización sin papel y contribuye a optimizar los archivos y descongestionar espacio físico. Además, la digitalización, junto al uso de un sistema de gestión documental, hará que la empresa elimine los costes generados por la búsqueda y la recuperación de la información.

Las 5 principales razones por las que la UNESCO recomienda digitalizar:

  • Aumentar el acceso: En formato digital podemos compartir los documentos cuantas veces queramos, un ejemplar físico sólo puede ser consultado por una persona a la vez.
  • Reducir la manipulación de material original:  Importante para documentos que necesitan ser conservados a través del tiempo o que son utilizados muy a menudo. 
  • Copia de seguridad: La digitalización permite crear una “copia de seguridad” de los recursos deteriorados.
  • Oportunidad Financiera: Si invertimos en digitalización, seremos capaces de obtener beneficios cuantificables producto de mejoras de eficiencia en los procesos.
  • Mejora de infraestructura técnica y de personal: El uso de tecnología otorga valor a las empresas y empuja a la formación y capacitación del personal que cada vez estará mejor cualificado.

VENTAJAS DE DIGITALIZAR

  • Reduce el espacio del archivo documental.
  • Ahorra en impresión, fotocopias y costes de distribución.
  • Trabajo colaborativo y productividad.
  • Acceso a los documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar.
  • Protege el papel frente al deterioro natural.
  • Ayuda a preservar el medio ambiente.

PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

  • Manipulación de originales.
  • Escaneado de documentos.
  • Tratamiento de imágenes.
  • Indexación mecanizada.
  • Reconocimiento de caracteres (OCR).
  • Generación de Bases de Datos relacionales, según los requerimientos básicos del cliente.
  • Integración en los sistemas de gestión del cliente.

Todo este proceso es el paso previo para poder crear el Archivo Digital que nos permitirá poder acceder a la información digitalmente, a través de estructuras de carpetas organizadas y definidas según un orden establecido previamente. El Archivo Digital ya estará disponible para su consulta desde cualquier lugar y a través de múltiples dispositivos. Y con la garantía de disponer de copias de seguridad en dispositivos externos o en servidores en la NUBE.