La gestión documental es un medio para compartir, distribuir y gestionar la documentación de una empresa en formato digital, contribuyendo así a:
- Mejorar la gestión de la información.
- Automatizar procesos.
- Reducir costes, tiempo y espacio.
Ventajas que ofrece la gestión documental:
- Ahorro de recursos: En toda empresa se pierde tiempo, espacio y dinero en mantener información que probablemente, no sea utilizada y que en caso de ser necesaria será muy difícil de encontrar. Así, la necesidad de una buena gestión documental se hace clara.
- Mejora en la gestión y rapidez: Al tener sus documentos ordenados, cada empleado destinará menos tiempo a la búsqueda de documentos, maximizando así el rendimiento de sus horas de trabajo.
- Mejora en el uso del espacio: La gestión documental colabora en el ahorro de espacio, ya que a la hora de clasificar, todos esos documentos innecesarios que veíamos antes, serán eliminados.
Ya no habrá documentos duplicados, copias innecesarias o doble registro de datos. Con un solo ejemplar digitalizado, se permitirá el acceso instantáneo de múltiples agentes a la información.
Un gestor documental es un software o aplicación que permite a las organizaciones manejar todos sus flujos de documentos. Dota a los documentos de las organizaciones de una estructura lógica para su almacenamiento y posterior utilización.
Todas las empresas - grandes o pequeñas, públicas o privadas- trabajan con documentos y contenidos digitales. En ellos está contenida toda la información y el conocimiento del negocio. Es por eso que la gestión de estos contenidos se convierte en una clave fundamental para la supervivencia y crecimiento de las organizaciones. En otras palabras, no importa el tamaño o sector de las empresas: Todas necesitan la Gestión Documental.
En GC PROYECTOS DIGITALES convertimos cualquier documento en accesible, inteligible y utilizable para que sirva de apoyo a la gestión y pueda utilizarse a lo largo del tiempo.