GESTIÓN DOCUMENTAL

Numerosas empresas, tanto grandes organizaciones como pymes, también ocurre entre los particulares, se enfrentan a diario a los problemas derivados de una mala gestión de sus documentos.

La búsqueda de archivos, facturas, fichas de cliente, albaranes... suponen una pérdida de tiempo y de recursos humanos
que revierten en la calidad de atención al cliente final.

Esto también ocurre en nuestro día a día, donde nuestra documentación personal no está accesible ni se puede presentar en tiempo y forma allí donde se requiera.

Pero no sólo el tiempo es uno de los inconvenientes de carecer de un programa de Gestión Documental sino también la posible pérdida de documentos y datos confidenciales e importantes, el acceso a los mismos desde distintos soportes y ubicaciones,
la merma en la productividad de sus empleados o la poca o nula seguridad en el almacenamiento de los documentos.

La Gestión Documental es la herramienta que permite buscar de forma eficiente, compartir, distribuir y gestionar la documentación de una empresa o de un particular en formato digital, de manera que siempre esté disponible para su consulta o para poder realizar cualquier gestión de manera rápida, sencilla y eficaz.


VENTAJAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Las ventajas de implantar un sistema de gestión documental son muchas y muy variadas.

Compatibilidad-Seguridad

Nuestro sistema es compatible con la mayoría de Sistemas de gestión del mercado con lo que no va a tener que cambiar su forma de trabajo actual.

Es imprescindible disponer de una herramienta que controle quién puede acceder a qué documentos y cuándo accede.

Mínimo riesgo de pérdida

La pérdida de documentos de papel es un problema frecuente al que se enfrentan las empresas y que puede traer graves consecuencias. Gracias a la gestión documental el riesgo de pérdida ante un accidente, incendio, inundación... se elimina.

Recuperación sencilla de documentos

Realizar búsquedas rápidas para consultas personalizadas y acceder y recuperar los documentos necesarios en cada momento es una de las ventajas que destacan las empresas que cuentan con un sistema de gestión documental.

Son muchos los beneficios que se obtienen gracias a un buen software para gestionar de forma sencilla la gran cantidad de documentos que se acumulan diariamente en las empresas.
Por tanto, no supone un gasto sino una inversión que se rentabiliza desde el primer momento.

Ahorro de recursos

En toda empresa se pierde tiempo, espacio y dinero en mantener información que probablemente, no sea utilizada y que en caso de ser necesaria será muy difícil de encontrar. Así, la necesidad de una buena gestión documental se hace clara.

Trabajadores más eficaces

Un proceso automatizado permite un mayor control sobre el mismo y por tanto un incremento en la productividad y eficacia del trabajador que además podrá realizar una auditoría de cada uno de los procesos de trabajo que se llevan a cabo en la empresa,

Mejora en el uso del espacio

La gestión documental colabora en el ahorro de espacio, ya que a la hora de clasificar, todos esos documentos innecesarios que veíamos antes, serán eliminados.

En GC PROYECTOS DIGITALES convertimos cualquier documento en accesible, inteligible y utilizable, dotándolo además de una estructura lógica que sirva de apoyo a la gestión y pueda ser manipulado a lo largo del tiempo y desde cualquier dispositivo móvil. Todo ello desde un Gestor Documental, que es un software o aplicación que permite manejar todos los flujos de documentos.

Así la gestión de estos contenidos se convierte en una clave fundamental para la supervivencia y crecimiento de las organizaciones.