La digitalización de alta producción de GC PROYECTOS DIGITALES facilita el paso a una organización sin papel y contribuye a optimizar los archivos y descongestionar espacio físico. Además, la digitalización, junto al uso de un sistema de gestión documental, hará que la empresa elimine los costes generados por la búsqueda y la recuperación de la información.
Las 5 principales razones por las que la UNESCO recomienda digitalizar:
- Aumentar el acceso: En formato digital podemos compartir los documentos cuantas veces queramos, un ejemplar físico sólo puede ser consultado por una persona a la vez.
- Reducir la manipulación de material original: Importante para documentos que necesitan ser conservados a través del tiempo o que son utilizados muy a menudo.
- Copia de seguridad: La digitalización permite crear una “copia de seguridad” de los recursos deteriorados.
- Oportunidad Financiera: Si invertimos en digitalización, seremos capaces de obtener beneficios cuantificables producto de mejoras de eficiencia en los procesos.
- Mejora de infraestructura técnica y de personal: El uso de tecnología otorga valor a las empresas y empuja a la formación y capacitación del personal que cada vez estará mejor cualificado.
VENTAJAS DE DIGITALIZAR
- Reduce el espacio del archivo documental.
- Ahorra en impresión, fotocopias y costes de distribución.
- Trabajo colaborativo y productividad.
- Acceso a los documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar.
- Protege la documentación frente a cualquier agente externo que la pueda hacer desaparecer: (Fuego, inundaciones, robo, etc...).
- Ayuda a preservar el medio ambiente (papel cero).
PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
- Manipulación de originales.
- Escaneado de documentos.
- Tratamiento de imágenes.
- Indexación mecanizada.
- Reconocimiento de caracteres (OCR).
- Generación de Bases de Datos relacionales, según los requerimientos básicos del cliente.
- Integración en los sistemas de gestión del cliente.
Todo este proceso es el paso previo para poder crear el Archivo Digital que nos permitirá poder acceder a la información digitalmente, a través de estructuras de carpetas organizadas y definidas según un orden establecido previamente.
El Archivo Digital ya estará disponible para su consulta desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo móvil, (tablet, ordenador, smartphone...). Y con la garantía de disponer de copias de seguridad en dispositivos externos o en servidores en la NUBE donde también se puede consultar.