¿POR QUÉ DIGITALIZAR?
Cuando un cliente decide apostar por la Digitalización surge el temor y las dudas sobre el proceso y la inseguridad que genera poner en manos ajenas su documentación.
En GC PROYECTOS DIGITALES ponemos nuestra experiencia al servicio del cliente para llevar cabo un proceso ágil y sencillo con todas las garantías de seguridad que el proceso requiere para obtener un resultado óptimo y satisfactorio.
La Digitalización de alta producción de GC PROYECTOS DIGITALES facilita el paso a una organización sin papel y contribuye a optimizar los archivos y descongestionar espacio físico. Además, la Digitalización, junto al uso de un sistema de gestión documental, hará que la empresa elimine los costes generados por la búsqueda y la recuperación de la información.
¿QUÉ DEBEN TENER EN CUENTA LAS EMPRESAS PARA AFRONTAR LOS RETOS ACTUALES?
Algunos consejos para que las empresas aprovechen las nuevas oportunidades de la digitalización y así poder adaptarse a la era digital:
1. Tener presencia en internet es un aspecto esencial. Si tenemos presencia en el mundo digital, las opciones de mantener vivo nuestro negocio, aumentan exponencialmente. Para ello es fundamental la captación de clientes a través de internet.
2. Con la Digitalización se abre un gran abanico de posibilidades que será fundamental para potenciar la relación con nuestros clientes.
3. Profesionalizar la gestión de la empresa. Muchos negocios no saben cómo gestionar estos avances, así surgen empresas como GC PROYECTOS DIGITALES, donde ofrecemos nuestro asesoramiento personalizado para que ninguna empresa, independientemente de su volumen de negocio, pierda la oportunidad avanzar en un entorno desconocido hasta el momento, pero que, sin duda es fundamental para su desarrollo.
Mejora de infraestructura técnica y de personal
El uso de tecnología aporta valor añadido a las empresas y empuja a la formación y capacitación del personal que cada vez estará mejor cualificado.
Reduce el espacio del archivo documental.
Ahorra en impresión, fotocopias y costes de distribución.
Trabajo colaborativo y productividad.
Acceso a los documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Protege la documentación frente a cualquier agente externo que la pueda hacer desaparecer: (Fuego, inundaciones, robo, etc...).
Ayuda a preservar el medio ambiente (papel cero).
Reduce la manipulación del documento original
El soporte en papel es vulnerable ante distintos factores externos que pueden dañar el material. Por ejemplo, el riesgo de humedad o incluso la propia huella del paso del tiempo. El soporte digital protege el documento y la información asociada. Podemos observar cómo un libro se deteriora con el paso de los años aunque haya estado muy bien cuidado. Esto mismo ocurre con los archivos en papel.
Ahorro de tiempo en la consulta y búsqueda de información
Un archivo físico puede tener el riesgo del desorden o la pérdida de algún documento. En el caso de un archivo online, obtienes el valor de la inmediatez como usuario. Es decir, por medio de una consulta rápida puedes acceder hasta la información exacta. A lo largo de la jornada de trabajo, estas búsquedas son tan frecuentes y necesarias que, al optimizar los tiempos en estas tareas, son muchos los minutos que ganas al final de la jornada.
Responsabilidad social coorporativa
Una empresa puede mostrar su compromiso social implicándose en causas importantes, como por ejemplo, la sostenibilidad ambiental. La digitalización de documentos propicia este ahorro en el consumo de papel. Además, si se precisa una copia de un documento, siempre se puede imprimir.
PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
La inversión en Digitalización, a medio y largo plazo, permite obtener beneficios
cuantificables producto de mejoras de eficiencia en los procesos.